获取资源最佳实践!
许多项目经理都深知在正确的时间获取正确资源的艰辛。而当需求量巨大时，问题会更加复杂。有时，由于资源紧缺，项目甚至会被延期，经理们不得不面对客户的质疑。因此，通过准确评估项目范围来估算完成工作所需的资源数量，充分重视资源规划至关重要。
虽然许多公司都有专门的资源池，可以直接从那里获取所需资源。但并非所有公司的情况都一样，可能没有资源池，或者资源池中的资源非常少。在这样的组织中，项目经理必须挨家挨户地联系各个部门，才能从内部获取所需的资源。当组织架构为矩阵式时，问题会更加严重，部门主管对其下属的资源拥有绝对的权力。
项目何时需要额外资源
项目最初只有少数预先分配的核心成员，但在规划阶段之后，需要更多资源来开展项目工作。根据项目的规模和预算，所需资源的数量可能会有较大差异。
让我们讨论一下项目中需要额外资源的场景。
- 通常，在启动阶段，会有一些成员参与项目，负责规划和设计活动。但是，一旦工作分解结构 (WBS) 准备就绪，工作活动也已估算完毕，就需要额外资源来开展这些活动。根据该数据，他们启动资源招聘流程，从内部和外部获取所需资源，以组建项目团队。
- 有时，由于各种情况，现有团队无法利用现有资源按时完成任务。这时，就需要应用进度压缩技术来加快工作进度。快速进度技术需要向团队注入更多资源以加快工作进度。
- 此外，当一些资源离开团队或出现对特定技能资源的需求时，项目就需要寻找新的资源。但在这种情况下，管理人员通常有足够的时间来获取所需的资源。
在添加所需资源时，您需要谨慎处理与之相关的以下风险。
额外资源的一些风险
- 所添加资源的经验应与项目要求相匹配。否则会导致工作质量低下。
- 所需的知识和技能应与项目工作所需的技能相当。
- 项目预算需要谨慎管理，因为增加资源需要项目成本。
- 还需要有效分配工作以避免重复。
正如我们所讨论的，在需要时拥有额外资源至关重要。但资源获取并非易事，尤其是在矩阵型组织中，适当的谈判是获得所需资源的关键。
谈判的艺术——关键角色
谈判是一门有效讨价还价的艺术，旨在根据需求获得所需的资源。谈判的级别取决于具体情况。
在矩阵式组织中，您必须与职能经理进行谈判;而在其他情况下，您可能需要与您的赞助商进行谈判。
作为项目经理，您需要与他/她进行协商，让我们来讨论一下。
职能经理 - 对于基于矩阵的组织，您需要与职能经理进行协商。讨论资源数量以及他们将在您的项目中使用的时间。获得批准，授权这些资源在您的项目中工作，直到他们卸任为止。
- 外部顾问 - 根据您组织的流程，项目经理可能不会直接与外部顾问打交道。许多组织已指定人力资源团队与各种供应商、供货商和承包商打交道，以聘请外部资源。在某些情况下，人力资源团队会直接从市场上聘请外部资源。
- 项目经理 - 有时您可能无法从资源池中获得所需的资源，但其他项目中占用的资源较少。在这种情况下，您需要与其他项目经理协商以获取资源。
选择合适的候选人
选择合适的候选人是至关重要的任务之一。这一决定对项目的成功至关重要;一些错误的选择可能会危及项目安全。在为项目选择资源时，需要考虑许多重要标准。
让我们来讨论一下在选择资源时需要特别注意的标准。
- 成本 − 在进入决策表之前，请先了解您的项目预算。新资源的增加不应超过预算。您需要根据经验水平在不同的资源范围内调整分配的预算。
- 可用时间 − 在选择候选人之前，请检查其可加入项目的日期。根据您的要求，应接受加入日期。此外，在资源实际投入工作之前，请预留培训和知识转移的缓冲时间。
- 经验 − 确保资源的经验水平与项目要求相匹配。经验不足的候选人可能无法在需要时展现所需的能力。
- 知识和技能 − 另一个重要因素是确保资源具备项目所需的知识和技能。您可能更倾向于选择之前在同类项目或工具方面有工作经验的资源。
- 态度 − 行为评估是资源选择的另一个重要因素。新资源的加入不应干扰团队的正常运作。他们应该与团队紧密合作，并坚信团队合作的重要性。
除了上述标准外，您还可以在选择候选人时考虑其他一些因素。您可能需要一些具备现场工作知识和经验的资源。此外，还要根据要求，考察候选人是否具备特定工具的使用经验。
一旦选定资源，请密切关注整个过程，直到他们加入团队。我们观察到很多情况，最终确定的候选人会在最后一刻改变计划加入团队，这肯定会影响你正在进行的项目工作。
有时，你可能无法获得与现有团队合作所需的实际资源。在这种情况下，你可以从其他地方获取虚拟资源。电子邮件、电话、视频通话、网络会议等最新通信技术的普及，可以帮助你轻松管理虚拟团队。如今，许多公司更倾向于让员工在家中舒适地工作。
